秘書與業務如何在 PowerPoint 使用 AI

最後更新：2026 年 8 月 4 日

更多更方便的控制！

秘書與業務在 PowerPoint 使用 AI，最適合從「主管簡報、會議報告、客戶提案、業務簡報、活動簡報、數據摘要」開始。ChatGPT for PowerPoint Add-in 可以在 PowerPoint 側邊欄中協助建立新投影片、修改既有簡報、整理簡報故事線、改寫投影片文字，並把筆記、文件、表格或既有簡報轉成可編輯的簡報內容。

根據 OpenAI 官方說明，ChatGPT for PowerPoint 是 PowerPoint 內的 AI 體驗，可以協助使用者建立、編輯、理解與潤飾簡報。Microsoft Marketplace 也列出 OpenAI 的 ChatGPT Microsoft app，說明可在 Excel 與 PowerPoint 使用；其中 ChatGPT for PowerPoint 目前標示為 beta。實際可用功能可能因帳號方案、地區、公司管理員設定與 PowerPoint 版本而有所不同。

重點摘要

• ChatGPT for PowerPoint Add-in 的核心價值，是讓使用者不離開 PowerPoint，就能用自然語言建立、修改與優化簡報。
• 秘書適合用在主管簡報、會議報告、活動簡報、教育訓練簡報與跨部門更新。
• 業務適合用在客戶提案、QBR、產品介紹、報價說明、成交報告與銷售簡報。
• 高效率 prompt 要包含：簡報對象、簡報目的、頁數、資料來源、語氣、每頁結構與不可編造的限制。
• AI 可以協助產出初稿，但重要數字、客戶承諾、報價、案例與法務內容仍需人工確認。

ChatGPT for PowerPoint Add-in 是什麼？

ChatGPT for PowerPoint Add-in 是在 Microsoft PowerPoint 中使用 ChatGPT 的簡報 AI 工具。安裝後，使用者可以在 PowerPoint 側邊欄輸入自然語言指令，請 AI 協助完成簡報相關工作。

常見用途包括：

• 從筆記建立一份新簡報。
• 將 Word 文件整理成投影片大綱。
• 把 Excel 數據轉成圖表投影片與重點結論。
• 修改既有簡報的架構與文字。
• 讓投影片更適合主管、客戶或內部團隊閱讀。
• 找出簡報故事線不足、資訊缺口與可能被問到的問題。
• 將冗長投影片改成更清楚的重點。

和一般在瀏覽器使用 ChatGPT 相比，ChatGPT for PowerPoint 的優勢是能直接在簡報工作流程中操作，並盡量保留可編輯的 PowerPoint 投影片結構。

如何安裝 ChatGPT for PowerPoint Add-in？

常見安裝流程如下。

Step 1：開啟 Microsoft PowerPoint

先開啟 PowerPoint 桌面版或網頁版。企業帳號可能會受到 Microsoft 365 管理員政策影響。

Step 2：進入增益集

在 PowerPoint 功能區選擇：

Home → Add-ins

中文介面可能顯示為：

首頁 → 增益集

Step 3：搜尋 ChatGPT

在 Office Add-ins 或 Microsoft Marketplace 中搜尋：

ChatGPT

找到 OpenAI 提供的 ChatGPT Microsoft app 後，依照畫面指示新增。

Step 4：從功能區開啟 ChatGPT

安裝後，PowerPoint 功能區會出現 ChatGPT 入口。開啟後登入你的 OpenAI 帳號，即可在側邊欄使用 ChatGPT。

Step 5：確認可用功能

由於 ChatGPT for PowerPoint 可能仍受 beta、方案或組織設定影響，建議第一次使用時先測試三件事：

1. 是否能讀取目前簡報。
2. 是否能新增或修改投影片。
3. 是否能保留可編輯的文字、圖表與版面結構。

如果公司無法安裝，通常需要請 Microsoft 365 管理員開放或部署。

秘書如何在 PowerPoint 使用 ChatGPT？

秘書的簡報工作重視「整理、彙整、呈現、交付」。ChatGPT for PowerPoint 可以協助把會議紀錄、主管交辦、活動資訊與跨部門資料整理成簡報。

秘書使用 AI 做簡報的第一個目標，不是讓版面變花，而是讓主管和同事快速看懂：目前狀況是什麼、有哪些風險、誰要做下一步。

業務如何在 PowerPoint 使用 ChatGPT？

業務的簡報工作重視「說服、比較、呈現價值、推動下一步」。ChatGPT for PowerPoint 可以協助業務把客戶需求、方案賣點、數據、案例與報價邏輯整理成更清楚的提案。

業務使用 AI 做簡報的第一個目標，是讓每一頁投影片都能回答一個問題：客戶為什麼要看這頁？看完之後要相信什麼？下一步是什麼？

1. 用 ChatGPT 建立客戶提案簡報

客戶提案簡報通常需要把客戶背景、目前問題、解決方案、預期效益、執行流程與下一步整理清楚。AI 可以先建立簡報初稿，再由業務補上真實案例、數字與客戶語氣。

有效率 prompt：

請根據以下資料，建立一份 10 頁客戶提案簡報。簡報對象是客戶主管，目標是讓對方理解目前問題、我們的解決方案、預期效益與下一步。

請用以下頁面結構：
1. 封面
2. 客戶目前挑戰
3. 我們理解到的需求
4. 建議解決方案
5. 方案如何運作
6. 預期效益
7. 導入流程
8. 時程規劃
9. 合作範圍與注意事項
10. 下一步行動

請每頁提供：頁面標題、3 到 5 個重點、建議圖表或視覺呈現方式、講者備註。
不要編造未提供的數字、案例或客戶名稱；不確定的地方請標示「需人工確認」。

2. 用 ChatGPT 整理主管簡報

秘書常需要把一週或一個月的資料整理成主管簡報。AI 可以協助把零散工作紀錄變成「現況、成果、風險、決策事項、下一步」的簡報架構。

有效率 prompt：

請把以下工作紀錄整理成 8 頁主管簡報。簡報對象是部門主管，目標是讓主管在 5 分鐘內掌握進度、風險與需要決策的事項。

請包含：
1. 本週重點摘要
2. 已完成事項
3. 進行中事項
4. 重要數字與變化
5. 主要風險
6. 需要主管決策的事項
7. 下週行動計畫
8. 附錄或待確認資料

每頁標題請直接寫結論，不要只寫「進度」或「摘要」。請用簡潔、客觀、主管容易掃讀的語氣。

3. 用 ChatGPT 將 Excel 數據轉成簡報重點

業務和秘書常有 Excel 報表，但簡報不能只是把表格貼上去。AI 可以協助把表格轉成投影片重點，讓數據變成結論。

有效率 prompt：

請根據以下 Excel 數據，製作 6 頁簡報大綱。請不要只描述數字，而是幫我整理每頁的商業結論。

每頁請包含：
- 結論式標題
- 關鍵數字
- 數字代表的意義
- 建議圖表類型
- 需要補充或人工確認的資料

簡報對象是業務主管，目標是判斷本月銷售進度與下週優先行動。

4. 用 ChatGPT 優化既有簡報

很多簡報不是從零開始，而是已經有舊版檔案。ChatGPT for PowerPoint 可以協助檢查既有簡報的故事線、重點密度、受眾適配度與缺漏資訊。

有效率 prompt：

請檢查這份簡報是否適合給客戶主管閱讀。請從以下角度提出修改建議：
1. 故事線是否清楚
2. 每頁是否有明確結論
3. 是否有過多文字
4. 是否缺少數據或案例
5. 是否有客戶可能追問但簡報沒有回答的問題
6. 哪些頁面應該合併、刪除或重排

請先給整體建議，再列出逐頁修改建議。

5. 用 ChatGPT 改寫投影片標題

投影片標題如果只是「背景」「問題」「方案」「結論」，主管和客戶很難快速理解重點。AI 可以協助把標題改成結論式標題。

有效率 prompt：

請將以下投影片標題改寫成結論式標題。每個標題要讓讀者不看內文也能知道該頁重點。

請提供三種版本：
1. 主管簡報版
2. 客戶提案版
3. 簡短有力版

不要誇大，標題必須符合原始資料。

範例：

6. 用 ChatGPT 產生講者備註

很多簡報頁面看起來很精簡，但上台時不知道怎麼講。AI 可以協助為每頁產生講者備註，讓秘書準備主管簡報、業務準備客戶提案時更有效率。

有效率 prompt：

請根據這份簡報內容，為每一頁產生講者備註。每頁講者備註控制在 80 到 120 字，語氣自然、專業，適合正式簡報使用。

請注意：
- 不要逐字念投影片
- 要補充該頁的背景與轉場
- 不要加入未提供的數字
- 如果資料不足，請標示需人工補充

7. 用 ChatGPT 製作活動與教育訓練簡報

秘書常需要製作活動說明、課程簡報與新人訓練簡報。AI 可以協助把 SOP、活動流程或課程內容整理成簡報架構。

有效率 prompt：

請根據以下 SOP 內容，建立一份 12 頁新人教育訓練簡報。簡報對象是剛入職的行政與業務同仁，目標是讓他們理解流程並能照著執行。

每頁請包含：
- 頁面標題
- 核心重點
- 操作步驟
- 常見錯誤
- 建議視覺呈現方式
- 講者備註

8. 用 ChatGPT 將長文件轉成簡報

業務提案、會議記錄、產品說明或研究報告通常很長，不適合直接拿去簡報。AI 可以協助把長文件轉成適合聽眾吸收的簡報。

有效率 prompt：

請將以下長文件整理成 10 頁簡報。請先判斷文件中最重要的 5 個訊息，再建立簡報架構。

簡報對象：
簡報目的：
希望聽眾看完後採取的行動：

請每頁提供：
- 結論式標題
- 3 個重點
- 建議圖表或圖片方向
- 講者備註
- 需要人工確認的資料

高效率 PowerPoint Prompt 的 7 個要素

想讓 ChatGPT for PowerPoint 產生更可用的簡報，prompt 不要只寫「幫我做一份簡報」。建議至少包含以下 7 個要素。

秘書與業務可以直接套用的 Prompt

一句話產出客戶提案

請根據以下資料，建立一份 10 頁客戶提案簡報。簡報對象是客戶主管，目標是讓對方理解問題、方案、效益與下一步。每頁請包含結論式標題、3 到 5 個重點、建議視覺呈現方式與講者備註。不要編造未提供的數字或案例。

一句話整理主管簡報

請把以下工作資料整理成 8 頁主管簡報。請聚焦現況、成果、風險、需要決策的事項與下週行動。每頁標題要直接寫結論，內容要適合主管快速掃讀。

一句話優化舊簡報

請檢查這份簡報，指出故事線不清楚、文字太多、缺少數據、頁面順序不佳與客戶可能追問的地方，並提出逐頁修改建議。

一句話產生講者備註

請為這份簡報每一頁產生 80 到 120 字講者備註。語氣自然、專業，不要照念投影片，請補充背景、轉場與該頁想傳達的重點。

一句話改寫投影片標題

請把以下投影片標題改成結論式標題，讓讀者不看內文也能知道該頁重點。請提供主管簡報版、客戶提案版與簡短有力版。

一句話把 Excel 轉簡報

請根據以下 Excel 數據建立 6 頁簡報大綱。每頁請包含結論式標題、關鍵數字、數字代表的意義、建議圖表類型與需要人工確認的資料。

使用 ChatGPT for PowerPoint 要注意什麼？

AI 可以提升簡報效率，但不應取代人工確認。秘書與業務使用 ChatGPT for PowerPoint 時，至少要注意以下事項：

• 不要讓 AI 編造未提供的數字、案例、客戶名稱或成效。
• 投影片上的報價、時程、合約條件與承諾內容要由真人確認。
• 對外提案前，要確認公司品牌、語氣、圖片與資料來源是否合規。
• AI 產生的圖表標題和數字解讀要回到原始資料檢查。
• 如果簡報包含個資、財務資料或公司機密，應先確認公司政策與權限。
• AI 做出的簡報是初稿，最後仍要由秘書、業務或主管依實際情境調整。

常見問題

ChatGPT for PowerPoint Add-in 是官方工具嗎？

根據 OpenAI 官方頁面與 Microsoft Marketplace 資訊，OpenAI 提供可用於 Excel 與 PowerPoint 的 ChatGPT Microsoft app。ChatGPT for PowerPoint 可在 PowerPoint 中建立、編輯、理解與潤飾簡報；Marketplace 資訊顯示 PowerPoint 版本目前為 beta。

ChatGPT for PowerPoint 可以直接建立簡報嗎？

可以。你可以提供筆記、文件、表格或提示詞，請 ChatGPT 建立簡報初稿。建議同時指定頁數、簡報對象、簡報目的、每頁結構與不要編造資料的限制。

秘書最適合用 ChatGPT for PowerPoint 做什麼？

秘書最適合用在主管簡報、會議報告、活動簡報、跨部門更新、新人訓練簡報與 SOP 轉投影片。

業務最適合用 ChatGPT for PowerPoint 做什麼？

業務最適合用在客戶提案、QBR、產品介紹、報價說明、成交報告、舊簡報優化與講者備註產生。

ChatGPT for PowerPoint 可以取代簡報設計嗎？

不建議這樣理解。ChatGPT for PowerPoint 可以協助建立內容架構、改寫文字、整理故事線與產生初稿，但品牌視覺、版面細節、重要數字與客戶語氣仍需要真人調整。

使用 AI 做簡報最重要的是什麼？

最重要的是給 AI 足夠清楚的簡報任務。至少要說明簡報對象、目的、頁數、資料來源、頁面結構、語氣與限制條件。

參考資料

• OpenAI：ChatGPT for PowerPoint，https://chatgpt.com/apps/powerpoint/
• OpenAI Help Center：ChatGPT for PowerPoint，https://help.openai.com/en/articles/20001242-chatgpt-for-powerpoint
• Microsoft Marketplace：ChatGPT by OpenAI，https://marketplace.microsoft.com/en-us/product/saas/wa200010215
• Microsoft Support：Add or load a PowerPoint add-in，https://support.microsoft.com/powerpoint/add-or-load-a-powerpoint-add-in

如果只記一句話，請記這句

秘書與業務在 PowerPoint 使用 AI，最重要的不是叫 AI 做出漂亮投影片，而是用清楚的 prompt 讓 ChatGPT for PowerPoint 把資料整理成有對象、有目的、有結論、有下一步的簡報。

結論：ChatGPT for PowerPoint 讓簡報更快進入可修改狀態

秘書與業務每天都會遇到簡報需求，但真正耗時的不是打開 PowerPoint，而是整理故事線、挑選重點、改寫標題、補齊講者備註與讓投影片符合聽眾需求。

ChatGPT for PowerPoint Add-in 可以把 AI 帶進 PowerPoint 工作流程，協助秘書製作主管簡報、會議報告與訓練簡報，也能協助業務建立客戶提案、QBR、產品介紹與報價說明。

只要 prompt 寫清楚，並在最後由真人確認數字、承諾、案例與品牌語氣，ChatGPT for PowerPoint 就能成為秘書與業務提升簡報效率的重要工具。